Een jubileumboek voor een overheidsorganisatie vertelt een ander verhaal dan dat van een familiebedrijf of sportvereniging. Publieke instellingen werken namelijk vanuit een taak, niet vanuit winst: veiligheid, mobiliteit, toezicht of zorg voor burgers. Daarom legt een jubileumboek vast hoe die taak zich door de jaren heen ontwikkelde en welke mensen daaraan bijdroegen. Geen Blad voor de Mond schreef eerder het jubileumboek voor de RDW, dat 75 jaar bestond, en weet daardoor precies wat er komt kijken bij een boek voor de publieke sector.
Of het nu gaat om een ministerie, gemeente, uitvoeringsorganisatie of ander overheidsorgaan: elke overheid en organisatie binnen de publieke sector heeft een verhaal. Dat verhaal reikt verder dan beleidsstukken en jaarverslagen. Zo maakten medewerkers reorganisaties mee, technologische omwentelingen en veranderend beleid. Burgers merkten dat op hun beurt in hun dagelijks leven, soms zonder het zelf te beseffen. Een jubileumboek brengt daarom die twee perspectieven samen: de organisatie van binnenuit en de samenleving die zij dient.
Waarom een jubileumboek bij een overheidsorganisatie anders is
Bij een overheidsorganisatie liggen de gevoeligheden anders dan bij een commercieel bedrijf. Politieke context, ambtelijke zorgvuldigheid en meerdere bestuurslagen spelen namelijk mee. Daarom werkt Geen Blad voor de Mond nauw samen met communicatieafdelingen, archivarissen en oud-medewerkers om een tekst te schrijven die feitelijk klopt en toch leest als een verhaal. Interviews met bestuurders naast gesprekken met balie- of uitvoeringsmedewerkers geven een jubileumboek voor overheidsorganisaties bovendien die extra laag herkenbaarheid.
Toch blijft de kern hetzelfde als bij elk jubileumboek: mensen willen lezen over mensen. Cijfers en beleidsdoelen worden namelijk pas interessant wanneer ze gekoppeld zijn aan een concrete gebeurtenis of persoonlijke ervaring. Daarom start elk traject met archiefonderzoek en gesprekken, niet met een blanco Worddocument. Ook foto’s uit het eigen archief, oude diensttenues of verouderd wagenpark krijgen zo weer een plek in het verhaal.
Het jubileumboek van de RDW als voorbeeld
Toen de RDW 75 jaar bestond, koos de organisatie voor een jubileumboek dat de geschiedenis van kentekenplaat tot digitale voertuigregistratie in beeld bracht. Het jubileumboek voor de RDW combineert archiefbeelden met interviews en staat bovendien online op 75jaar.rdw.nl. Zo bereikte het boek niet alleen medewerkers en relaties, maar ook een breder publiek dat via internet kennismaakte met het verhaal.
Dit voorbeeld laat zien dat een jubileumboek voor een overheidsorganisatie niet per se stoffig hoeft te zijn. Met de juiste vormgeving en scherpe teksten wordt het namelijk net zo aantrekkelijk als een boek voor een bedrijf of vereniging. Bovendien blijft zo’n boek relevant, ook jaren na de uitgave, omdat het als naslagwerk dienst blijft doen voor nieuwe medewerkers en geïnteresseerde burgers.
Wanneer begin je aan een jubileumboek voor jouw organisatie?
Een veelgemaakte fout is te laat beginnen. Archiefonderzoek kost tijd, interviews moeten worden ingepland en drukwerk heeft eigen doorlooptijden. Wie precies wil weten hoe die planning eruitziet, leest de uitleg over wanneer je moet beginnen met een jubileumboek. Bij een overheidsorganisatie komt daar vaak nog een extra factor bij, want goedkeuringsrondes via meerdere afdelingen of bestuurslagen kosten simpelweg meer tijd dan bij een kleiner bedrijf. Houd daarom rekening met een langere aanlooptijd dan bij een gemiddeld jubileumboek.
Wat kost een jubileumboek voor een overheidsorganisatie?
De kosten voor een jubileumboek liggen al snel boven de 15.000 euro exclusief btw. De uiteindelijke prijs hangt af van het aantal pagina’s, de oplage en de hoeveelheid archiefonderzoek en interviews die nodig zijn. Voor overheidsorganisaties geldt vaak dat er al veel materiaal beschikbaar is in eigen archieven, wat het voorwerk soms kan verlichten. Toch vraagt het ontsluiten van overheidsarchieven soms meer afstemming, omdat meerdere afdelingen toestemming moeten geven voor gebruik van beeldmateriaal.
Een bijkomend voordeel is dat Geen Blad voor de Mond het verlaagde btw-tarief van 9 procent hanteert in plaats van 21 procent. Wie twijfelt tussen een boek en een ander format kan bovendien de afweging lezen tussen een jubileumboek of jubileummagazine.
Een jubileumboek dat recht doet aan de publieke sector
Een overheidsorganisatie die jubileert, verdient meer dan een interne nieuwsbrief of een feestje op de vrijdagmiddag. Een jubileumboek zet namelijk decennia van dienstverlening in het juiste daglicht en geeft medewerkers, oud-bestuurders en burgers een tastbare herinnering. Bovendien versterkt een goed verhaal het imago van de organisatie, zowel intern als naar buiten toe. Ten slotte blijft zo’n boek jarenlang liggen op bureaus en in wachtruimtes, als stille ambassadeur van de organisatie.
Geen Blad voor de Mond helpt overheidsorganisaties en publieke instellingen bij het maken van een jubileumboek dat feitelijk klopt en toch warm leest. Neem contact op via [email protected] of bel 053 460 9002.