Bij Geen Blad voor de Mond zijn we trots op ons recente succes in een Europese aanbesteding. Na een intensief proces hebben we niet alleen de opdracht binnengehaald, maar ook nog eens met de maximale score. Dit markeert een belangrijk moment in onze groei als bureau. We nemen je mee in onze ervaringen en lessen die we hebben geleerd van eerdere aanbestedingen.
Europese aanbestedingen en tenders zijn de standaardprocedures voor overheidsorganisaties binnen de Europese Unie om leveranciers te selecteren voor opdrachten. Wanneer de waarde van een opdracht een bepaalde drempel overschrijdt, is het voor de meeste publieke organisaties verplicht om via een aanbesteding te werken. Dit proces bevordert transparantie, eerlijke concurrentie, en gelijke behandeling van alle inschrijvers, en voorkomt vriendjespolitiek.
Europese aanbesteding is altijd een uitdaging
Een groot nadeel van een aanbesteding is dat het een tijdrovend en intensief proces kan zijn. De opdracht kan nog zo aantrekkelijk lijken, maar het aanmeldproces kan gemakkelijk maanden in beslag nemen, afhankelijk van de eisen en de omvang van de opdracht. Een kleine fout, zoals het missen van een vinkje of een incorrecte formulering, kan al tot uitsluiting leiden. Daarom kiezen veel bedrijven ervoor om zich te laten begeleiden bij een aanbesteding.
Onze ervaring met een consortium
In het begin van 2023 lieten wij ons ook begeleiden toen we ons met een consortium van vier bureaus aanmeldden voor een aanbesteding van de ministeries. Ons consortium was gebaseerd op de expertise van ieder bureau. Geen Blad voor de Mond bracht haar ervaring met het ontwikkelen van personeelsbladen, voorlichtingsbrochures, jaarverslagen, magazines en andere grafische en redactionele producties in. Het consortium had bovendien een landelijke dekking, met partners uit Enschede, Utrecht, Rotterdam en Eindhoven.
Helaas moesten we ons, ondanks dat we de eerste ronde hadden doorstaan, uiteindelijk terugtrekken. Een van de bureaus uit het consortium wilde niet voldoen aan de eisen van de opdrachtgever, ondanks dat deze van tevoren duidelijk waren gecommuniceerd. Dit leidde tot veel frustratie, want er was al enorm veel tijd en geld geïnvesteerd, inclusief de kosten voor het begeleidingsbureau. Aangezien het niet was toegestaan om de samenstelling van het consortium te wijzigen, betekende dit het einde van onze deelname.
Lessen geleerd
Hoewel de uitkomst teleurstellend was, heeft deze ervaring ons waardevolle inzichten opgeleverd. We hebben belangrijke lessen geleerd en zijn doorgegaan met het inschrijven voor andere aanbestedingen.
Succes bij de derde poging
Met de opgedane kennis hebben we ons opnieuw kandidaat gesteld voor enkele aanbestedingen. De aanhouder wint, want bij de derde poging, zonder consortium, hebben we de aanbesteding niet alleen gewonnen, maar ook met de maximale score op alle gunningscriteria! Dit gaf ons een enorme boost. De formele bevestiging van de gunning luidde als volgt:
“Alle inschrijvingen zijn zorgvuldig beoordeeld conform de procedure zoals opgenomen in de offerteaanvraag. Naar aanleiding van deze beoordeling deel ik u het volgende mee.
Gelet op de gunningcriteria zoals vermeld in de offerteaanvraag blijkt de door u uitgebrachte inschrijving de winnende inschrijving. Wij gaan dan ook gebruik maken van uw offerte en zijn voornemens de overeenkomst aan u te gunnen, gefeliciteerd!”
Voorafgaan aan de tender moesten kandidaten zich al conformeren aan diverse voorwaarden en waren er uitsluiting rechten. Dat was gelukkig allemaal al getackeld. Na de bevestiging van gunning volgde een uitleg over de gunning en de score. Daarna kregen we een overeenkomst om te tekenen en toen was het pas helemaal officieel: we hebben gewonnen en mogen aan de slag!
Klaar voor de toekomst
Dat we de maximale puntenaantallen behaald hadden bij alle gunningscriteria maakt ons niet alleen trots maar geeft ook de motivatie om in de toekomst vaker deel te nemen aan overheidsaanbestedingen en tenders uit de private sector.