Welk intern communicatiemiddel bedrijf breed echt werkt, lukt zelden met nóg een kanaal erbij. De meeste organisaties hebben al een intranet, een app, mailings en een prikbord. Toch zegt de helft van de medewerkers: ik hoor het altijd als laatste. Dit artikel helpt je kiezen, schrappen en combineren.
Waarom werkt een intern communicatiemiddel bedrijf breed vaak niet?
Omdat het kanaal vaak voor de zender is gekozen, niet voor de ontvanger. Een intranet is handig voor de afdeling communicatie. Maar een monteur, chauffeur of verpleegkundige opent het intranet niet tussen twee klussen door.
Een tweede oorzaak: kanalen worden toegevoegd en nooit afgeschaft. Elke nieuwe tool begint met veel enthousiasme. Na een jaar staat hij vol verouderde berichten. Medewerkers leren dan dat het kanaal niet loont en haken af.
Het antwoord is dus niet méér kanalen. Het antwoord is een bewuste keuze per doelgroep en per soort boodschap.
Welke vragen stel je voordat je een intern communicatiemiddel kiest?
Begin niet bij de tool, maar bij drie vragen. Wie wil je bereiken? Wat moeten ze na het lezen weten, voelen of doen? En hoe vaak heb je écht iets te vertellen?
Een bedrijf met veel kantoorpersoneel heeft andere behoeften dan een organisatie met mensen op locatie. Heeft de helft van je medewerkers geen eigen laptop of werkmail? Dan valt een digitaal-only kanaal meteen af voor die groep.
Vraag het ook gewoon aan medewerkers. Tien korte gesprekken leveren meer op dan een dik tevredenheidsonderzoek. Waar halen zij hun nieuws vandaan? Wat lezen ze wél? Wat negeren ze?
Welk intern communicatiemiddel past bij welk doel?
Per doel past een ander middel. Dat maakt je keuze een stuk eenvoudiger.
Snel en urgent: een app of sms. Denk aan storingen, roosterwijzigingen of veiligheid. Kort, direct, zonder verhaal eromheen.
Regelmatig en praktisch: een interne nieuwsbrief. Ideaal voor updates, nieuwe collega’s en wat er de komende weken speelt. Houd hem kort en voorspelbaar.
Verdiepend en verbindend: een personeelsblad of online magazine. Hier is ruimte voor verhalen, achtergronden en gezichten van de werkvloer. Een mooi voorbeeld is het online magazine dat wij maakten voor Aveleijn: één plek waar kwaliteit en mensen samenkomen.
Tweerichtingsverkeer: een teamoverleg, een vragenrubriek of een chatgroep. Zonder ruimte voor reactie is communicatie een mededeling, geen dialoog.
Hoe combineer je kanalen zonder dat het een rommeltje wordt?
Geef elk kanaal één duidelijke rol en vertel dat ook. Bijvoorbeeld: de app is voor wat vandaag speelt, de nieuwsbrief voor wat deze maand speelt, het magazine voor het grote verhaal. Dan weet iedereen waar hij moet kijken.
Waterschap Vechtstromen is hier een goed voorbeeld van. Hun medewerkers werken verspreid, deels buiten en deels op kantoor. Een gedrukt magazine bereikt daar mensen die een intranet nooit zien, terwijl digitale kanalen het snelle nieuws oppakken.
Spreek ook af wat je stopt. Elke keer dat je een middel toevoegt, schrap je er één. Dat voelt ongemakkelijk, maar het is de enige manier om overzicht te houden.
Hoe meet je of je intern communicatiemiddel bedrijf breed werkt?
Kijk niet alleen naar open- en klikcijfers. Die zeggen of iets is geopend, niet of het is begrepen. Stel na een belangrijk bericht twee vragen aan een paar medewerkers: wat hebben jullie gelezen, en wat ga je daarmee doen?
Meet daarnaast het bereik per doelgroep. Als productie structureel minder leest dan kantoor, is het kanaal niet het probleem van de medewerker maar van de keuze.
Evalueer één keer per jaar je kanalenmix. Welke middelen worden gebruikt, welke niet, en wat missen mensen? Zo blijft je aanpak in beweging en bouw je geen stoffige kanalen op.
Rubrieksuggestie: ‘Het kanaal van de maand’
Wil je medewerkers meenemen in je communicatie? Laat in je personeelsblad of nieuwsbrief elke maand een collega vertellen hoe hij of zij het liefst op de hoogte blijft. Je krijgt eerlijke feedback en een rubriek die mensen herkennen.
Zoek je hulp bij het kiezen of vormgeven van het juiste middel? Neem contact met ons op. Geen blad voor de mond, wel een eerlijk advies.