Wil je een personeelsblad maken en weet je niet wat dat kost, wie het moet doen en hoe lang het duurt? Dat zijn de drie vragen die bijna elke opdrachtgever stelt, en vrijwel nooit krijg je er een eerlijk antwoord op. Hier is het wel.
Wat kost het om een personeelsblad te maken?
De prijs van een personeelsblad hangt af van vier dingen: het aantal pagina’s, de oplage, de hoeveelheid maatwerk (eigen fotografie, interviews, illustraties) en de vraag of je print, digitaal of allebei wilt. Een compact blad van 16 pagina’s voor 250 medewerkers is een heel andere investering dan een magazine van 48 pagina’s voor 4.000 mensen.
Reken daarom niet in een bedrag per blad, maar in drie blokken: redactie en tekst, vormgeving, en productie en verspreiding. Wie die drie los van elkaar begroot, ziet direct waar de rek zit. Besparen op tekst en fotografie is meestal een slecht idee, want dáár zit de leeswaarde. Besparen op papier en afwerking kan vaak wel.
Wie doet wat bij het maken van een personeelsblad?
Een goed personeelsblad heeft vijf rollen: een eindverantwoordelijke (vaak de communicatieadviseur of HR-manager), een eindredacteur, schrijvers en fotografen, een vormgever en een drukker of digitale uitgever. In kleine organisaties vervult één persoon er drie tegelijk. Dat werkt, zolang je de rollen wel benoemt.
Het verschil tussen een blad dat verschijnt en een blad dat blijft hangen in ‘we gaan er ooit aan beginnen’ is bijna altijd de eindredacteur. Iemand moet deadlines bewaken, teksten scherpstellen en nee durven zeggen tegen een zevende pagina over de interne reorganisatie. Kun je die rol intern niet vrijmaken, dan is uitbesteden geen luxe maar de enige manier om het vol te houden.
Hoe lang duurt het om een personeelsblad te maken?
Reken voor een eerste nummer op acht tot twaalf weken, van kick-off tot oplevering. Daarvan gaat ongeveer de eerste helft op aan concept, redactieplan en het verzamelen van verhalen. De tweede helft is schrijven, fotograferen, vormgeven, corrigeren en drukken of publiceren. Vervolgnummers gaan sneller, vaak in vier tot zes weken, omdat de structuur dan staat.
De grootste vertragers zijn niet de maker, maar de goedkeuringsrondes. Spreek vooraf af wie mag reageren, in hoeveel dagen, en dat er maximaal twee correctierondes zijn. Dat scheelt gemiddeld een week per nummer.
Intern maken of uitbesteden: wat past bij jouw organisatie?
Intern werkt als je een vaste redactie hebt met uren die echt zijn vrijgemaakt, en als je kennis in huis hebt van interviewen, schrijven en vormgeven. Uitbesteden werkt als je kwaliteit wilt zonder een extra afdeling. Veel organisaties kiezen een tussenvorm: een externe eindredactie en vormgeving, met een interne redactieraad die de verhalen aandraagt.
Wil je zien hoe dat eruitziet? Voor Aveleijn maakten wij een online magazine waarin de organisatie haar eigen verhalen vertelt. Ook voor waterschap Vechtstromen, waar veel collega’s buiten werken, geldt: een blad wordt alleen gelezen als het over hún werk gaat. Meer over onze aanpak lees je op de pagina over een personeelsblad laten maken.
Wat moet je regelen voordat je begint?
Begin met drie beslissingen. Eén: wat is het doel van het blad, bijvoorbeeld meer verbinding tussen locaties of meer begrip voor strategische keuzes? Twee: wie is de lezer, en leest die op de werkvloer, thuis of onderweg? Drie: wat is het budget per jaar, inclusief verspreiding? Heb je die drie antwoorden, dan is de rest uitvoering.
Zet daarna een redactieplan voor het eerste jaar op papier, met per nummer een thema, een kernverhaal en vaste rubrieken. Dat voorkomt dat je elk kwartaal opnieuw begint met een leeg vel.
Een laatste tip over geld en tijd: begin klein en maak het eerste nummer niet te groot. Een blad van zestien pagina’s dat elk kwartaal op tijd verschijnt, wint het van een prachtig magazine dat na één keer sneuvelt omdat het budget of de energie op is. Groei kan altijd nog, zodra de redactie draait en de lezers om meer vragen.
Rubrieksuggestie: ‘Een dag met…’
Volg een collega een dag lang, van het eerste koffiemoment tot de laatste overdracht. Geen functieomschrijving, maar het echte werk: wat loopt vast, wat levert voldoening op en waar zou de rest van de organisatie van opkijken? Het is een rubriek die zichzelf schrijft en die collega’s graag lezen omdat het over hun eigen mensen gaat.
Wil je weten wat een personeelsblad voor jouw organisatie kost en hoe snel het kan? Neem contact met ons op, dan denken we vrijblijvend en eerlijk met je mee.