Welk intern communicatiemiddel past echt bij jouw bedrijf?
Een nieuwsbrief die niemand opent. Een intranet waar alleen HR in komt. Een personeelsblad dat in de kantine blijft liggen. Als je op zoek bent naar het juiste intern communicatiemiddel voor je bedrijf, is de vraag niet welk middel het populairst is, maar welk middel past bij hoe jouw mensen werken.
Wat is een intern communicatiemiddel eigenlijk?
Een intern communicatiemiddel is elk kanaal dat je organisatie gebruikt om medewerkers te informeren, te verbinden en aan te haken bij wat er speelt. Denk aan een personeelsblad, een nieuwsbrief, een intranet, een interne app of een online magazine. Het gaat niet om het kanaal zelf, maar om wat het oplevert: begrijpen medewerkers waar het bedrijf naartoe wil, en voelen ze zich daar onderdeel van?
Veel bedrijven kiezen een intern communicatiemiddel omdat een concurrent of branchegenoot er ook een heeft. Dat is de verkeerde volgorde. Eerst bepaal je wat je wilt bereiken, dan pas welk middel daarbij past.
Welke soorten interne communicatiemiddelen bestaan er?
De meest gebruikte varianten zijn de digitale nieuwsbrief, het intranet, de interne app, het gedrukte personeelsblad en het online magazine. Elk kanaal heeft een andere kracht. Een nieuwsbrief is snel en actueel, maar verdwijnt net zo makkelijk weer uit de inbox. Een intranet is geschikt voor naslagwerk en documenten, maar wordt zelden gelezen als verhaal.
Een online magazine combineert het beste van twee werelden: de diepgang en herkenbaarheid van een personeelsblad met het gemak en bereik van digitaal. Het is vooral geschikt voor organisaties die op meerdere locaties werken of waar niet iedereen achter een bureau zit, zoals in de zorg, industrie of bij de overheid.
Grote industriële organisaties met veel operationele medewerkers, zoals Nefit-Bosch, hebben andere eisen aan interne communicatie dan een kantooromgeving: bereik op de werkvloer, taalgebruik dat aansluit bij techniek en productie, en een kanaal dat ook zonder vaste werkplek werkt.
Hoe kies je het juiste communicatiemiddel voor jouw organisatie?
Begin met drie vragen. Wie wil je bereiken, en waar werken die mensen? Wat moet er overkomen: nieuws, verhalen, beleid, of allemaal? En hoe vaak wil je communiceren: dagelijks, wekelijks of per kwartaal?
Een maatschappelijke organisatie met veel buitendienstmedewerkers, zoals een waterschap, heeft andere behoeften dan een kantoorbedrijf. Vechtstromen is daar een goed voorbeeld van: medewerkers werken verspreid over een groot gebied, vaak buiten, en moeten toch aangesloten blijven op wat er organisatiebreed speelt. Voor dat soort organisaties werkt een combinatie van een kort, ritmisch kanaal voor actualiteit en een uitgebreider medium voor verdieping vaak het beste.
Wat ook meetelt: wie gaat het maken? Een intern communicatiemiddel staat of valt met een redactie die tijd, budget en mandaat krijgt. Zonder dat verzandt zelfs het beste concept in een eenmalige uitgave.
Wat zijn de valkuilen bij het invoeren van een nieuw communicatiemiddel?
De grootste valkuil is een kanaal kiezen vóórdat je weet wat je wilt zeggen. Bedrijven investeren in een mooi platform of ontwerp, maar hebben geen redactieplan en geen structurele input vanuit de organisatie. Het resultaat: een paar sterke eerste edities, en daarna stilte.
Een tweede valkuil is te veel kanalen naast elkaar optuigen. Een intranet, een nieuwsbrief, een app én een personeelsblad, allemaal met overlappende content, zorgt voor kanaalmoeheid. Medewerkers weten niet meer waar ze moeten kijken en negeren uiteindelijk alles.
Een derde valkuil is eenrichtingsverkeer. Een intern communicatiemiddel dat alleen zendt vanuit directie of communicatie, zonder ruimte voor verhalen van de vloer, wordt al snel gezien als PR in plaats van communicatie.
Hoe meet je of je interne communicatiemiddel werkt?
Openingspercentages en kliks zeggen iets, maar niet alles. Belangrijker is: weten medewerkers wat er speelt, kunnen ze dat navertellen, en voelen ze zich gehoord? Dat meet je met korte polls, gesprekken op de vloer en steekproeven onder medewerkers die je normaal niet spreekt.
Een goed teken is als medewerkers zelf onderwerpen aandragen voor het volgende nummer. Dat betekent dat het kanaal niet langer alleen van de afzender is, maar van de organisatie zelf.
Rubrieksuggestie: Wat de koffieautomaat weet
Een vaste rubriek waarin je optekent wat er informeel op de werkvloer wordt besproken, van kleine ergernissen tot mooie observaties, geeft een intern communicatiemiddel een menselijk gezicht en laat zien dat de organisatie ook naar de informele verhalen luistert.
Twijfel je nog welk intern communicatiemiddel bij jouw organisatie past? Neem contact op en denk vrijblijvend mee over wat wél gaat werken.