Wanneer moet je beginnen met een jubileumboek? Die vraag stellen bedrijven en organisaties zich vaak te laat. Jubileumboek wanneer beginnen is dan ook een van de meest gestelde vragen die wij bij Geen Blad voor de Mond krijgen. Het antwoord is simpel: eerder dan je denkt. Want een jubileumboek maken kost tijd, voor onderzoek, interviews, teksten, opmaak en drukwerk. Wie te laat start, moet inleveren op kwaliteit of loopt het jubileum zelf mis.
Jubileumboek wanneer beginnen: waarom timing bepalend is
Een jubileumboek is geen boekje dat je binnen een paar weken in elkaar zet. Er gaat vaak archiefonderzoek aan vooraf, gevolgd door interviews met medewerkers, oprichters of klanten. Daarna volgt het schrijven, redigeren, opmaken en drukken. Elke fase van dit jubileumboek traject heeft tijd nodig om goed te verlopen. Bovendien werken drukkerijen met levertijden van enkele weken, zeker bij grotere oplages. Daarom is vroeg beginnen geen luxe, maar noodzaak.
De gemiddelde jubileumboek doorlooptijd: 9 maanden
Gemiddeld duurt het maken van een jubileumboek ongeveer 9 maanden, van eerste gesprek tot gedrukt exemplaar. Toch is dit slechts een indicatie: de exacte jubileumboek doorlooptijd hangt af van de omvang van het boek, de hoeveelheid archiefonderzoek en het aantal interviews. Soms lukt het in 5 maanden, bijvoorbeeld wanneer het voorwerk al grotendeels is gedaan. In andere gevallen loopt een traject uit tot 24 maanden, vooral bij grote jubileumboeken met uitgebreid historisch onderzoek. Hoewel iedere organisatie anders is, geldt: reken liever ruim dan te krap.
Praktische jubileumboek tijdlijn: wanneer beginnen per fase
Een concreet tijdspad helpt om het proces overzichtelijk te houden. Zo ziet een gemiddeld traject van 9 maanden er ongeveer uit:
- Maand 1-2: kennismaking, concept en planning
- Maand 2-4: archiefonderzoek en interviews
- Maand 4-6: schrijven en redigeren van de teksten
- Maand 6-8: opmaak en beeldredactie
- Maand 8-9: drukwerk en levering
Deze indeling is een richtlijn, geen wet. Bij een klein jubileumboekje verschuiven de fases sneller in elkaar. Bij een lijvig boek met een eeuw geschiedenis, zoals wij eerder maakten voor Bakkerij Nollen, nemen archiefonderzoek en interviews vaak meer tijd in beslag.
Herken de signalen: is het al tijd voor jouw jubileumboek?
Sommige organisaties wachten met plannen totdat het jubileumjaar al is aangebroken. Dat is vaak te laat. Nadert het jubileum binnen een jaar, dan is dit het moment om de eerste stappen te zetten voor je jubileumboek. Ook als je nog niet precies weet hoe het boek moet worden, kun je al starten met verkennende gesprekken over doelgroep, omvang en budget. Verder is het slim om op tijd te inventariseren welk fotomateriaal, welke archiefstukken en welke oud-medewerkers beschikbaar zijn. Wachten kan namelijk betekenen dat waardevolle bronnen verloren gaan of dat mensen met belangrijke verhalen niet meer te bereiken zijn.
Wat gebeurt er als je te laat begint met je jubileumboek?
Een jubileumdatum staat meestal vast, maar de tijd om een boek te maken niet. Wie pas drie maanden voor het jubileum begint, loopt het risico dat belangrijke bronnen niet meer te vinden zijn of dat sleutelfiguren geen tijd hebben voor een interview. Ook de opmaak en het drukproces lijden onder haast, waardoor fouten sneller ontstaan. Daarom adviseren wij om minimaal 6 tot 9 maanden voor de jubileumdatum te starten met de eerste gesprekken over het jubileumboek. Zo houd je ruimte voor tegenslagen, zoals een medewerker die later beschikbaar is voor een interview dan gepland.
Kosten en planning van een jubileumboek gaan hand in hand
Naast tijd speelt budget een rol bij het plannen van een jubileumboek. Een jubileumboek kost al snel meer dan 15.000 euro exclusief btw, afhankelijk van het aantal pagina’s, de oplage en de hoeveelheid uitzoekwerk. Wil je weten wat past bij jouw budget? Lees dan ons artikel over wat een jubileumboek kost. Overigens hanteert Geen Blad voor de Mond het verlaagde btw-tarief van 9 procent in plaats van 21 procent, wat in de praktijk een mooi voordeel oplevert. Vroeg beginnen geeft daarnaast meer ruimte om het budget over de verschillende fases te spreiden, in plaats van alles in een korte periode te moeten regelen.
Zo begin je het gesprek over jubileumboek wanneer beginnen
Twijfel je nog of het al tijd is om te beginnen? Begin dan gewoon met een vrijblijvend gesprek. Wij denken graag mee over de planning, het concept en de aanpak, ook als het jubileum nog niet in de nabije toekomst ligt. Meer weten over hoe het hele proces van een jubileumboek laten maken verloopt? Bekijk dan ons artikel over jubileumboek laten maken. Neem contact op via [email protected] of bel 053 460 9002.