Hoe bepaal je de tone of voice die bij je past?

De juiste tone of voice bepalen. Hoe doe je dat? Het is een vraag waar veel organisaties mee worstelen. Want een tone of voice gaat veel verder dan kiezen tussen ‘u’ of ‘je’ als aanspreekvorm. Wij helpen je om de gewenste toon neer te zetten. Altijd én overal.

Professioneel overkomen. Dat wil ieder bedrijf dat zichzelf serieus neemt. Logisch. Daarom kiezen veel ondernemingen er bij het bepalen van de tone of voice nog steeds voor om iedereen aan te spreken met u. Maar professionaliteit en de jij-vorm gaan tegenwoordig prima samen. Kijk maar eens naar social media. Daar is ‘u’ dungezaaid. Hopeloos ouderwets zelfs. En dat is jouw bedrijf niet, toch?

Dan maar automatisch tutoyeren? Nee! Het gaat om wat bij jouw bedrijf past. Verloopt het eerste contact normaal gesproken laagdrempelig of juist wat afstandelijker? Sta je altijd strak in het pak en breekt het zweet je al uit bij alleen de gedachte iemand met ‘jij’ aan te spreken? Doe dat dan ook niet schriftelijk of online. Begroet je Jan (en alleman) standaard bij de voornaam? Doe dat dan ook in je relaties. Het klinkt simpel, maar is in de praktijk nog best lastig.

Creëer persoonlijkheid

Oké, aanspreekvorm afgevinkt. Ben je er dan? Nou nee, een tone of voice bepalen is veel meer dan dat. Het gaat om het gevoel dat je krijgt bij het lezen van een tekst. Dat gevoel moet kloppen bij het dna van je bedrijf, maar ook bij het dna van je klant. Dus vragen als ‘wie is jouw doelgroep?’, ‘wat past er bij jouw merk’ en ‘gebruiken we jargon of zijn we juist luchtig en bondig?’ zijn heel belangrijk. Zonder deze vragen kun je geen afgewogen keuzes maken voor de juiste tone of voice.

Passend bij jouw bedrijf

Zoals tone of voice al aangeeft, is de toon van de tekst belangrijk. Een grappige schrijfstijl kan prima als je bij een hippe start-up werkt. Maar werk je bij een advocatenkantoor, dan wil je wel in het oog springen maar niet door (te) populair taalgebruik. Strooien met woordgrappen is niet handig, omdat de aanleiding voor een advocaat vaak niet zo grappig is.

Kortom, kies in elk geval een tone of voice die past bij de cultuur van jouw bedrijf. Het is namelijk vreemd als je klanten online de meest creatieve en luchtige uitingen voorbij ziet komen, maar je ze heel zakelijk ontvangt als ze bij je op bezoek komen. Dan sla de plank dus mis.

Wees consistent

Met een tone of voice geef je net dat beetje persoonlijkheid aan je bedrijf. Ben je meer een zakelijke Jean-Paul, een jolige Mila of een hippe Levi? Waarschijnlijk heb je bij deze namen al een beeld van de communicatie die bij hen (of beter: hun namen) past. Beeld je in welke communicatiestijl bij jou én de doelgroep past.

Doe het goed en voer de stijl overal door. Van brochure tot advertentie en van social media tot website. En zelfs bij die ene lollige tegelwijsheid die bij jou op het bezoekerstoilet hangt. En denk ook eens na over hoe je over jezelf spreekt. Schrijf je vanuit ik, wij of gebruik je zinnen als ‘Geen Blad voor de Mond kan je écht alles vertellen over een goede tone of voice’. Wees hoe dan ook consistent. In woordgebruik, in zinslengte én in stijlkeuzes.

Durf af te wijken

Ons advies is misschien wat tegenstrijdig. Want je moet ook durven afwijken. Maar wel met een reden! De gekozen tone of voice zal namelijk niet altijd passen. Heb je net gekozen voor een losse stijl, moet je ineens een offertetekst maken voor een nogal formele prospect. Dan komt een grappige woordspeling misschien nét verkeerd over. Het is dus niet verboden om voor bepaalde uitingen een andere stijl te kiezen. De enige ‘voorwaarde’: denk er goed over na.

Leg het vast!

Keuzes gemaakt? Leg ze dan vast. Zo weten jouw medewerkers hoe ze moeten communiceren. Wel zo handig, want ook bepaalde woordkeuzes in bijvoorbeeld een e-mail doen wat voor (of tegen) jouw imago. Schrijf dus vooral op welke woorden medewerkers níét mogen gebruiken en welke synoniemen de voorkeur hebben. Noem jij cliënten van jouw zorginstelling bijvoorbeeld liever bewoners? Zorg dat iedereen dat doet.

Waarom vastleggen zo belangrijk is? Als er een nieuwe medewerker bij jou begint, hoef je alleen maar even het ‘tone of voice-document’ onder zijn of haar neus te schuiven. Daarnaast is een duidelijke tone of voice ook handig als je veel werkt met freelancers of externe bedrijven. Schrijft iemand voor jou een brochure? Dan hoeft hij of zij niet opnieuw het wiel uit te vinden, jij hebt alles al duidelijk beschreven.